Biegi przeszkodowe- organizacja eventu

Chociaż historia komercyjnych biegów, które na swoich trasach posiadają atrakcje w postaci skonstruowanych przeszkód sięga lat 80′, dopiero od kilku lat zagościły na dobre na polskim podwórku. OCR (z ang. Obstacle Course Races)  jest obecnie jednym z najbardziej rozwijających się zjawisk sportowych w Polsce. Zjawisk, bo oficjalnie biegi te nie są jeszcze uznane za dyscyplinę sportu. Statystyczne liczby dotyczące imprez tego typu rosną w dosyć spektakularnym tempie z tygodnia na tydzień, a każdy nowo ustanowiony rekord zostaje pobity w ciągu kolejnych miesięcy kilkukrotnie. Oryginalność, niekończące się możliwości realizacji pomysłów organizatorów oraz klimat tworzony przez zawodników rozrastającego się środowiska sprawia, że możemy mówić o absolutnym fenomenie. Branża ta jednak, z czego nie wszyscy zdają sobie sprawę, jest dosyć ciężka i wymaga ogromnych nakładów pracy już od samego początku.

Przyjrzymy się dzisiaj procesowi organizacji imprezy OCR na przykładzie Bieguna OCR – jednej z najstarszych tego typu imprez z w Polsce. Zdawać by się mogło, że mając do dyspozycji atrakcyjny teren gdyńskiego Adventure Parku, wyznaczenie trasy, ustawienie przeszkód i „puszczenie” na nie zawodników jest rzeczą trywialną. Okazuje się jednak, że każda z 3 edycji, które odbywają się w sezonie, wymaga wielomiesięcznych przygotowań, ustaleń, planowań i rozłożenia każdego obszaru na czynniki pierwsze. Nie trudno się domyślić, że każda nawet najdrobniejsza rzecz może wpłynąć na całokształt imprezy. Organizatorzy zatem muszą wcielić się w rolę analityków, strategów, konstruktorów, marketingowców i sędziów. Tworzą zgrany zespół, który jest w stanie przewidywać sytuacje, o których zawodnicy na co dzień nie myślą lub nie zdają sobie sprawy… i w sumie nie muszą, ale mogą ;).

Wszystko zaczyna się wiele miesięcy przed ogłoszeniem wspomnianych 3 edycji. Pomysły budowane na bazie doświadczeń poprzednich lat, zostają omówione, skonfrontowane ze wszystkimi punktami widzenia i rozłożone na najdrobniejsze szczegóły. Każdy, kto chciałby zagłębić się w sposób myślenia organizatora na tym etapie, doszedłby do wniosku, że jest to nic innego jak „szukanie dziury w całym”. Na tym etapie wiele pomysłów zostaje porzuconych właśnie ze względu na umiejętności przewidywania rzeczy, które mogą pójść nie tak. Ostatecznie udaje się opanować chaotyczne idee i tak oto powstaje wizja, która jest gotowa do realizacji. Zderzmy więc kreatywność z rzeczywistością i przejdźmy do następnego etapu.

Setki godzin przed komputerem, tysiące maili, negocjacji, ustaleń, spotkań, wyceniania, a nie rzadko różnicy zdań i kłótni – tak najczęściej wygląda organizacja biegu przeszkodowego. Zanim zostanie wbita pierwsza łopata, wiele osób musi wystawić swoją pasję do organizacji eventów na prawdziwą próbę. Odkładanie wspomnianych wcześniej drobnostek na etap produkcyjny, może skończyć się katastrofą. Czas na tym etapie prac jest zjawiskiem szalenie zdradliwym. Myli się ten, kto twierdzi, że lepiej zacząć budować przeszkody niż siedzieć przy stole i wszystko omawiać. To właśnie jest ten skrajnie ważny moment ostatnich chwili ciszy, który często decyduje o sukcesie lub spektakularnej klapie eventu.

Nieugięty kalendarz w końcu jednak doprowadza nas do momentu, kiedy w jednym miejscu i czasie spotykają się wszystkie obszary zorganizowanego „OCRa” i rozpoczyna się dosyć magiczny czas produkcji. Proces, który przez wiele osób nazywany jest mylnie „organizacją biegu”, jest tak naprawdę ostatnią prostą wypadkową tego, co działo się przez ostatnie miesiące. Tych kilka dni przed biegiem przeszkodowym wymaga od zespołu organizacyjnego pełnego skupienia i poświęcenia. W tym momencie trudno o wprowadzanie zmian, bo każda anomalia w pracach może doprowadzić do pojawienia się drobnostek, które jak już wiemy mogą być szalenie zgubne. Presja czasu oczywiście wprowadza sytuacje stresujące i tylko sztywne trzymanie się planu i tzw. timeline’u zarówno przy budowaniu przeszkód, ustawianiu poszczególnych stref jak i tworzeniu biura zawodów jest jedyną słuszną metodą doprowadzenia do szczęśliwej realizacji eventu.

Wydawać by się mogło, że kulminacyjnym momentem dla organizatora jest dzień zawodów, kiedy pojawiają się uczestnicy, a głośna muzyka zaczyna wypełniać teren Adventure Parku. Prawda jest jednak taka, że godzina startu pierwszych zawodników to moment dosyć specyficznego spokoju. To właśnie wtedy, a może dopiero wtedy, pojawia się chwila gdy ekipa organizatorów ma czas porozmawiać z zawodnikami, usiąść, pośmiać się i rozładować niemałe emocje, które się kumulowały przez ostatnie tygodnie. Ktoś mądry i doświadczony powiedział kiedyś, że „event jest jak żywy organizm – właściwie żyje sam swoim życiem, a gdy zaczyna się coś dziać, naszym zadaniem jest nie pozwolić, żeby zszedł”. Na każdym biegu przeszkodowym dochodzi do sytuacji, która wymaga natychmiastowej reakcji organizatora. Jednak solidnie przepracowany czas na długo przed eventem sprawia, że Biegun żyje już blisko 5 lat i jest w stanie z dosyć dużą dozą pewności siebie patrzeć w przyszłość polskiego OCRu.

Startując zatem w kolejnej edycji Bieguna, spójrzmy na to wydarzenie nieco odmiennym okiem, zwróćmy uwagę jak wiele rzeczy musiało zostać zaplanowanych dużo, dużo szybciej, jak wiele pasji zostało włożonej w to, żeby wzbudzić pozytywne emocje u zawodników  na mecie. Wszak dopóki międzynarodowe federacje nie ogłoszą oficjalnie, że OCR to dyscyplina sportu z prawdziwego zdarzenia, najważniejsze całej tej przeszkodowej branży będą emocje uczestników.

Grzegorz Brandt  – współproducent Bieguna, założyciel BigYellowFoot Adventure Team, organizator wydarzeń BigYellowFoot Events, członek OCR Polska i prezes drużyny Gorillas OCR.

Recommended Posts